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Guarda de documentos

Para não pagar duas vezes, é melhor guardar

O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para a guarda de documentos.
Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo, devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital, em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.

Por Laura Ignacio

A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
" Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic", explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar.

Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver ao lado) que também traz as alíneas de devolução e prazos de validade dos cheques. "Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos", diz Galvão. E devem ser preservados os originais. "Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles", afirma.

Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. "Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos", esclarece Alcazar.

O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.

Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ

Prazos obrigatórios de guarda de documentos
Tipos de Documentos	Prazo obrigatório de guarda pela empresa	Amparo legal
Balancete	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Cofins	10 anos	Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seguridade Social
Conciliação Bancária	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conhecimento de Frete	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Água	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Luz	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Telefone	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAE (Documento de Arrecadação Estadual)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Duplicatas Recebidas/Emitidas	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Extrato Bancário	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
GAM (Guia de Arrecadação Municipal)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Imposto de Renda Autônomo	10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Imposto de Renda Pessoa Física	5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal	Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal
IPI (Imposto de Produtos Industrializados)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IPTU (Imposto Predial Urbano)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)	10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ITR (Imposto Territorial Rural)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro Balanço Patrimonial/Geral	Permanente	A lei não prevê descarte
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)	10 anos considerando a data do último lançamento	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Livro de Razão	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro de Registro de ICMS	5 anos considerando a data do último lançamento	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro de Registro de Inventário	31 anos considerando a data do último lançamento	Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)
Livro de Registro de Saídas	10 anos considerando a data do último lançamento	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Livro Diário	Permanente
Livro Registro de Entradas	5 anos considerando a data do último lançamento	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Fornecedor	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Imobilizado	5 anos após depreciação do bem	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Saída	10 anos	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Nota Fiscal de Venda de Imobilizando	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Ordem de Serviço	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento	10 anos	Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP
Recibo de Depósito Bancário	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)	30 anos	Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social
Taxa de Fiscalização para Funcionamento	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
VAF (Verificação de Apuração Fiscal)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Cheques – Alíneas de devolução e prazos de validade

Primeira devolução por insuficiência de fundos

Segunda devolução por insuficiência de Fundos

Conta encerrada

Prática espúria (mais de quatro cheques devolvidos)

Contra ordem do emitente ou cheque sustado

Divergência de assinatura

Cheque emitido por entidade e órgão da administração pública federal

Bloqueio

Talão cancelado pelo banco

Intolerância temporária de transporte

Feriado não previsto

Roubo com ocorrência

Quando o banco envia pelo correio e não recebe ordens do cliente para desbloquear

Roubo de talonário no próprio banco (roubo de malote)

Erro formal (sem data de emissão ou valor)

Ausência de carimbo

Divergência de endosso

Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não indica cruzamento em preto

Cheque fraudado

Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não é o sacado

Cheque não compensado na seção ou sistema de compensação

Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 31 e 34

Cheque prescrito

Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de recursos financeiros do tesouro mediante ordem bancária

Cheque não nominal

Remessa nula pelos motivos 12, 13, 14, 25, 35, 43, 44 e 45

Papel não compensável

Das Vantagens

Cheques podem ser apresentados ao sacado até seis meses depois da data de sua emissão.
Cheque com até seis meses: ação de execução criminal.
Cheques de sete a vinte e quatro meses: só cabe ação de cobrança.
Cheque de seis a sessenta meses: ação monitória por caducidade, tornou-se um documento comum.

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